Contoh Artikel Pengantar Administrasi Perkantoran

ARTIKEL MENGENAI PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan.

Administrasi Perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata Usaha Perkantoran adalah Suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.

Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:
1)  Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya,
2)   Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi manajemen guna mengambil putusan,
3)   Membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Administrasi Perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Fungsi Perkantoran secara umum adalah Sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1)      Unsur Pengorganisasian

Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2)      Unsur Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.

3)      Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

4)      Unsur Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.

5)      Unsur Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6)      Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut :
1.Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5.Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
Kegiatan Administrasi
Kegiatan Administrasi Perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :
1.      Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor
2.      Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan
3.      Pengadministrasian seluruh kegiatan
4.      Menginventarisasi peralatan kantor.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1.  Bersifat pelayanan
2.  Terbuka dan luas
3.  Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Ada beberapa ciri kegiatan manajemen kantor atau pekerjaan kantor yang membedakannya dengan kegiatan bidang-bidang lainnya diantaranya :

1. Bersifat Pelayanan (Service) Pada Semua Pihak atau Orang
Hal ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

2. Merembes dan Dilaksanakan Oleh Semua Pihak

Hal ini mengandung makna bahwa kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi.

3. Hasil Akhirnya Berupa Informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang bisa dipercaya untuk kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi dari kantor antara lain : pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan organisasi dsb.
4. Bersifat Memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan media yang penting, bermacam-macam kegiatan dari sebuah perusahaan dipersatukan. Pada hakekatnya, pekerjaan kantor dapat disebut alat katalisator.
5. Bersifat Pengetikan dan Perhitungan
Susunan pekerjaan kantor lebih banyak terdiri atas pekerjaan mengetik.
6. Dilakukan Oleh Semua Pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian. Beberapa pekerjaan kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Pekerjaan Perkantoran diantaranya:
a.       mengetik (typing)
b.      menghitung (calculating)
c.       memeriksa (checking)
d.      menyimpan warkat/arsip (filing)
e.       menelepon (telephoning)
f.       menggandakan (duplicating)
g.      mengirim surat (mailing)
h.      mengadakan
i.        mencatat
j.        menyortir

Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

    Manajemen dan pengarahan
    Tata laksana/penyelenggaraan
    Pelaksana secara efisien
    Manajemen
    Pengawasan
    Pengendalian dan pengawasan
    Pengarahan dan pengawasan
    Pengarahan
    Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian.

Sumber : http://itaanita324.blogspot.co.id/