Contoh Makalah administrasi perkantoran

Menurut wikipedia Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Edwin Robinson dan William Leffingwell
    "Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."
George R. Terry 
    "Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."
Millis Geoffrey
    "Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."
W.H. Evans
    "Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Untuk lebih lanjut berikut ini adalah contoh nyata makalah administrasi perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam melaksanakan pengelolaan suatu perusahaan, diperlukan kebijakan-kebijakan yang tepat dilakukan oleh orang-orang dalam perusahaan tersebut. Dalam pelaksanaannya, kebijakan manajemen memerlukan suatu pengetahuan yang dipadukan dengan keterampilan dan pengalaman orang-orang dalam perusahaan tersebut. Perusahaan juga memerlukan suatu cara yang dapat memberikan informasi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, yaitu adanya perencanaan dan pengawasan. Perencanaan merupakan proses penelusuran atas peluang dan ancaman dari luar, penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber daya guna pencapaian tujuan tersebut.

Perencanaan yang baik harus lah meliputi aktivitas yang akan dilakukan untuk masa yang akan datang oleh personil-personil dari perusahaan tersebut. Dukungan pengawasan merupakan suatu usaha yang sistematis perusahaan serta suatu alat nilai yang akan dicapai dari suatu prestasi kerja yang terencana yang dilakukan, terutama dalam hal biaya produksi. Anggaran berfungsi sebagai perencanaan yaitu dikatakan sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan di waktu yang akan datang. Perencanaan anggaran juga berkaitan dengan penyusunan anggaran.

Untuk merencanakan anggaran biaya operasi biasanya dilakukan dengan melihat realisasi pemakaian biaya operasional tahun sebelumnya. Sedangkan pengawasan dilakukan pihak manajemen melalui anggaran dengan membandingkan biaya aktual yang telah dikeluarkan dengan anggaran yang telah disusun. Dengan melakukan perbandingan ini akan dapat dilihat perbedaannya yang dinamakan sebagai penyimpangan. Penyimpangan tersebut dijadikan sebagai dasar atau pedoman bagi penyusunan anggaran tahun berikutnya.

PT Start Cosmos merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi Alat-alat elektonik seperti Kipas Agin, Setrika, Rice Cooker, dll. Biaya yang besar maupun kecil akan berpengaruh langsung pada perolehan laba atau rugi. Dalam pengawasan biaya operasi perlu dimasukkan kedalam suatu rencana atau anggaran terlebih dahulu, untuk memperoleh suatu daya guna yang tepat, dimana anggaran semula didasarkan atas daya guna masa lalu, perkembangan biaya di masa yang akan datang, perubahan kebijakan operasi dan lain-lain.

Fungsi anggaran biaya operasi sebagai alat pengawasan merupakan satu bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan operasi perusahaan. Dengan memanfaatkan anggaran biaya operasi maka pengawasan terhadap biaya operasi akan efektif dan efisien. Analisis dan perbandingan antara biaya aktual dan estimasi atau standar digunakan untuk mengidentifikasikan sebab-sebab timbulnya perbedaan. Manajemen perusahaan kemudian dapat merumuskan suatu rencana operasional yang tepat guna mencapai tujuan organisasi perusahaan. Namun kondisi yang kini terjadi di perusahaan menunjukkan bahwa realisasi biaya operasi selalu lebih besar dari yang dianggarkan, hal ini terlihat dari perbedaan antara anggaran yang disusun dengan realisasi yang terjadi. Penyimpangan biaya operasi yang tidak menguntungkan tersebut sebagai indikasi perencanaan biaya yang kurang memperhatikan kondisi anggaran yang terjadi pada tahun sebelumnya dan pengawasan biaya operasi kurang optimal dalam meminimalisasikan penyimpangan.

Berdasarkan uraian-uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada PT Start Cosmos”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah disebutkan di atas, maka penulis merumuskan masalah seagai berikut : “Apakah anggaran sudah berperan sebagai alat perencanaan dan pengawasan biaya operasi PT Start Cosmos?”

1.3 Batasan Masalah

Karena pembahasan tentang anggaran sangat luas, serta mengingat keterbatasn kemampuan dan waktu yang penulis miliki serta menghindarkan keseimpangsiuran di dalam pembahasan ini, maka penulis membatasi permasalahan yang berkaitan dengan peranan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan biaya operasi pada PT Start Cosmos dari tahun 2005 s/d 2007.

1.4 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui penyusunan anggaran yang ada di PT Start Cosmos.

2. Untuk mengetahui peranan anggaran sebagai alat perencanaana dana pengawasan biaya operasi pada perencanaan dan pengawasan biaya operasi.

3. Untuk mengetahui terjadinya perbedaan anggaran dengan realisasi dalam mengevaluasi anggaran.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis, untuk menamba wawasan tentang peranan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan biaya operasi.

2. Bagi perusahaan, sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan dasar dalam memecahkan masalah yang sedang dihadapi perusahaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

3. Bagi lembaga, sebagai acuan dan pedoman bagi penulis berikutnya dengan penelitian yang sama.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Anggaran

Sistem penganggaran lebih umum digunakan dalam perusahaan yang lebih besar, dimana tehnik-tehnik yang dirumuskan sering membantu manajemen. Akan tetapi perusahaan yang lebih kecil juga menggunakan anggaran. Beberapa literature yang memberikan teori tentang anggaran secara umum memberikan konsep yang sama terhadap pengertian anggaran meskipun defenisi anggaran berbeda-beda.

Anggaran adalah salah satu bentuk rencana-rencana yang mungkin disusun meskipun tidak semua rencana dapat disebut sebagai anggaran. Untuk mendapatkan pengertian dari anggaran, maka berikut dikemukakan pendapat dari para ahli diantaranya :

Menurut Munandar (2003 : 1) Pengertian anggaran adalah :

Suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.

Menurut Nafarin (2004 : 12) : “Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan”.

Menurut Mulyadi (2003 : 488) Anggaran adalah :

Rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter dan satuan ukuran waktu yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas diketahui bahwa anggaran perusahaan atau yang lebih sering disebut sebagai anggaran ini mempunyai definisi yang beraneka ragam, namun apabila diamati dengan teliti masing-masing definisi tersebut akan mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada pada umumnya adalah berkisar pada titik berat anggaran tersebut, apakah kepada prosedurnya ataukah kepada isi anggaran yang akan disusun.

Anggaran perusahaan merupakan perencanaan secara formal dari seluruh kegiatan perusahaan didalam jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif (moneter). Anggaran perusahaan merupakan suatu perencanaan yang disusun secara formal didalam perusahaan tersebut yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan. Kegiatan yang direncanakan ini bukannya tanpa batas waktu, melainkan akan dibatasi untuk jangka waktu tertentu saja sebagai satuan yang digunakan dalam anggaran perusahaan ini adalah satuan moneter (rupiah).

2.2. Jenis-Jenis Anggaran

Sebelum membahas jenis anggaran ada baiknya jika diketahui lebih dahulu apa itu anggaran. Anggaran adalah rencana tertulis yang disusun secara sistematis dan terperinci dalam bentuk angka-angka dalam ukuran uang (satuan kuantitatif) dimana perusahaan menggunakannya sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pada periode yang akan datang dan merupakan dasar untuk tujuan pengawasan.

Menurut Nafarin (2004 : 22): Anggaran operasional adalah :

Anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran operasional antara lain terdiri dari : anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha dan anggaran laporan laba rugi. Anggaran beban usaha terdiri atas anggaran penjualan dan anggaran administrasi dan umum.

Berdasarkan kutipan di atas dapat diketahui bahwa anggaran operasional dari beban usaha terdiri atas anggaran penjualan dan anggaran beban administrasi dan umum.

Anggaran biaya operasi terdiri dari beberapa jenis biaya, adapun jenis-jenis biaya operasi menurut Sinuraya (2003 : 6) : “Beban operasi itu terbagi dua yaitu: beban penjualan dan beban administrasi dan umum”.

1. Anggaran Penjualan

Menurut Munandar (2003 : 49) Anggaran Penjualan :

Anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas) barang yang akan dijual, harga barang yang akan dijual, waktu penjualan serta tempat (daerah) penjualannya.

Berdasarkan kutipan di atas yang termasuk dalam beban penjualan adalah :

a) Gaji pegawai bagian penjualan

b) Komisi penjualan

c) Pembungkus barang-barang yang dijual

d) Biaya pengangkutan barang yang dijual

e) Biaya iklan

f) Contoh-contoh yang dikirim kepada langganan secara gratis

g) Dan lain-lain

Yang dimaksud anggaran biaya penjualan menurut Munandar (2003 :205) adalah

Anggaran yang merencanakan lebih terperinci tentang biaya-biaya yang terjadi serta terdapat dilingkungan bagian penjualan, serta bagian-bagian lain yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bagian penjualan yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis biaya penjualan, jumlah biaya penjualan, dan waktu (kapan) biaya penjualan tersebut terjadi dan dibebankan yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) dimana biaya penjualan tersebut terjadi.

Dari pengertian tersebut dapat diketahui jika perusahaan membagi bagian penjualan menjadi beberapa bagian (departemen), maka rencana tentang biaya penjualan dari masing-masing bagian tersebut juga harus dirinci dan dipisahkan secara jelas.

Beberapa bagian (departemen) yang biasa digunakan perusahaan antara lain :

a) Bagian promosi

b) Bagian transaksi

c) Bagian ekspedisi

d) Bagian purna jual

e) Bagian pengembangan dan penelitian pasar

Di dalam penyusunan anggaran biaya penjualan adalah beberapa faktor yang harus dipertimbangkan antara lain :

a) Anggaran penjualan

b) Berbagai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan

c) System pembayaran upah (gaji)

d) Metode depresiasi

e) Metode alokasi biaya

2. Anggaran Beban Administrasi dan Umum

Menurut Munandar (2003, hal 187) pengertian anggaran biaya administrasi adalah

Anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) dimana biaya administrasi tersebut terjadi.

Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas.

Termasuk dalam beban ini adalah :

1. Gaji pegawai bagian adminstrasi

2. Biaya tulis menulis

3. Penyusutan atau depresi bangunan kantor

4. Penyusutan atau depresi inventaris kantor

5. Biaya telefon

6. Biaya listrik

7. Gaji pimpinan perusahaan dan staf

8. Dan lain-lain

Biaya operasi ini sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya biaya operasi ini tergolong pada biaya variabel.

Ada beberapa bagian yang biasanya dipergunakan dalam kantor administrasi dan umum antara lain :

a) Bagian secretariat

b) Bagian keuangan

c) Bagian perlengkapan

d) Bagian personalia

e) Bagian perhubungan

Dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain :

a) Anggaran penjualan

b) Anggaran unit yang diproduksikan

c) Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan

d) System pembayaran upah (gaji)

e) Metode depresiasi

f) Metode alokasi biaya

Adapun kegunaan anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya administrasi dan umum secara khusus yaitu berguna sebagai dasar untuk menyusun anggaran kas. Hal ini disebabkan karena sebagian dari biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum tersebut memerlukan pengeluaran kas.

Contoh anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi dapat dilihat berikut ini :

Gambar 2.1.

Anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi

Elite Accessories Inc. Anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi Untuk Tahun Yang Berakhir 31 Desember 2003

Biaya Penjualan : Biaya gaji tenaga kerja……………………………………$ 715.000 Biaya iklan………………………………………………… 360.000 Biaya perjalanan…………………………………………… 115.000 Total biaya penjualan………………………………………...$ 1.190.000 Biaya Administrasi : Biaya gaji pejabat kantor…………………………………$ 360.000 Biaya gaji pegawai kantor……………………………….. 258.000 Biaya sewa kantor………………………………………… 34.000 Biaya perlengkapan kantor……………………………….. 17.500 Biaya administrasi rupa-rupa…………………………….. 25.000 Total biaya administrasi…………………………………….. 695.000 Total biaya penjualan dan administrasi………………………………..$ 1.885.000

Sumber : Sinuraya, (2003 : 11)

2.3. Fungsi dan Tujuan Anggaran

Anggaran merupakan suatu sistem yang sangat penting untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Tanpa adanya perencanaan penyusunan dan penerapan anggaran yang baik, maka pihak manajemen tidak akan dapat mengarahkan langkah perusahaan dengan efektif dan efesien.

Menurut Gunawan Adi Saputro dan Marwan Asri (2003 : 50): fungsi anggaran terbagi ke dalam :

a. Bidang perencanaan

b. Bidang koordinasi

c. Bidang pengawasan

Kutipan di atas dapat dijelaskan dalam hal berikut :

a. Bidang Perencanaan

1) Berdasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan studi dan penelitian-penelitian. Mungkin anggaran bermanfaat untuk membantu manajemen meneliti, mempelajari masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan kegiatan, manajer mengadakan penelitian dan pengamatan-pengamatan terlebih dahulu. Kebiasaan membuat rencana-rencana akan menguntungkan semua kegiatan. Terutama kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan finansial, tingkat persediaan, fasilitas-fasilitas produksi, pembelian, pengiklanan, penjualan, sales promotion, pengembangan produk, eskpansi dan lain-lain.

2) Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah/kegiatan yang paling menguntungkan. Anggaran yang disusun untuk waktu panjang dan skedul yang teratur, akan sangat membantu dalam mengerahkan secara tepat tenaga-tenaga kepala bagian salesmen, kepala cabang dan semua tenaga operasional.

3) Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.

4) Menentukan tujuan-tujuan perusahaan. Manajemen yang dapat menentukan tujuannya secara jelas dan logis (dapat dilaksanakan) adalah manajemen yang akan berhasil. Penentuan tujuan ini dibatasi oleh beberapa faktor. Anggaran dapat membantu manajemen dalam memilih mana tujuan yang dapat dilaksanakan dan mana yang tidak.

5) Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. Seorang majikan yang baik tidak akan pernah mengabaikan atau mempedulikan kesejahteraan pegawainya. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang baik akan mengakibatkan dapat dihindarikannya kelebihan dan kekurangan tenaga kerja. Tanpa rencana tentang kebutuhan tenaga kerja, mengakibatkan terpaksa diberhentikannya sebagai buruh yang berlebihan. Bila terus menerus berlangsung hal ini akan mengakibatkan tidak stabilnya tingkat employment dan meningkatnya biaya pengelolaan tenaga kerja.

6) Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusun perencanaan yang terperinci, dapat dihindarkan biaya-biaya yang timbul karena kapasitas yang berlebihan. Pemakaian alat-alat fisk yang efektif dan ekonomis akan membantu tujuan akhir perusahaan yaitu keuntungan yang maksimum.

b. Dalam Bidang Koordinasi

1) Membantu mengkoordinasikan faktor manusia dengan perusahaan. Dalam beberapa situasi mungkin faktor hubungan manusia dengan perusahaan ini adalah yang terpenting. Seringkali terjadi kasus di mana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukannya di tahun-tahun mendatang. Akibatnya kadang-kadang manajer prustasi dan merasa makin lama semakin tidak mampu mengatasinya. Penyusunan rencana yang terperinci (berupa anggaran) membantu manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali merasa adanya hubungan antara kemampuannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.

2) Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan trend dalam dunia usaha. Dalam penelitian-penelitian yang telah dilakukan tampak bahwa trend keuntungan yang didapat oleh perusahaan tergantung juga kepada keadaan dunia usaha pada umumnya. Karena dengan disusunnya anggaran, dapat dinilai apakah rencana tersebut sesuai dengan keadaan dunia usaha yang akan dicapai.

3) Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. Sebelum membelanjakan uangnya, perusahaan harus mempelajari terlebih dahulu saluran-saluran mana yang menguntungkan atau yang paling sesuai dengan program perusahaan. Sebagian dana digunakan untuk peralatan dan persediaan barang, sedangkan bagian yang lain dipergunakan untuk promosi dan biaya penjualan lain. Kedua bagian tersebut harus seimbang, tanpa perencanaan yang baik mungkin saja terjadi persediaan barang terlalu jauh di atas kemampuan penjualan atau produksi.

4) Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Setelah rencana yang baik disusun dan kemudian dijalankan, kelemahan-kelemahan dapat dilihat untuk kemudian diperbaiki.

b. Dalam Bidang Pengawasan

1) Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran. Di muka telah dikatakan bahwa tujuan utama perencanaan adalah memilih kegiatan yang paling menguntungkan. Kegiatan tersebut tidak hanya direncanakan saja, tetapi di dalam pelaksanaannya harus diadakan pengawasan agar betul-betul seperti yang direncanakan. Beberapa kegiatan dan pengeluaran sangat perlu diawasi.

Umpamanya :

- Kegiatan promosi penjualan, kadang-kadang mengeluarkan terlalu banyak biaya tanpa menghasilkan kenaikan penjualan yang sepadan.

- Kegiatan produksi yang terlalu jauh menyimpang dari rencana sehingga harga pokok per unit produk demikian tinggi.

2) Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan, sebetulnya ini adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan anggaran. Kontrol terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pemborosan-pemborosan.

Beberapa tujuan disusunnya anggaran menurut Nafarin (2004:15) adalah sebagai berikut :

a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan penggunaan dana.

b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan,

c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.

d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.

e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.

f. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.

Penggunaan anggaran juga memberikan beberapa manfaat atau keunggulan pada organisasi pemakaiannya, seperti yang dikemukakan oleh Nafarin (2004 : 15) sebagai berikut :

a. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.

b. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai.

c. Dapat memotivasi pegawai.

d. Menimbulkan tanggung jawab tertentu pada pegawai.

e. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.

f. Sumber dana seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.

g. Alat pendidikan bagi para manajer.

Disamping memiliki manfaat atau keunggulan-keunggulan tersebut di atas, Nafarin (2004 : 16) juga menjelaskan bahwa anggaran juga memiliki keterbatasan-keterbatasan atau kelemahan yang perlu diperhatikan, antara lain :

1. Anggaran dibuat berdasarkan taksiran dan asumsi, sehingga mengandung unsur ketidakpastian.

2. Menyusun anggaran yang cermat memerlukan waktu, uang, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mampu menyusun anggaran secara lengkap (komprehensif) dan akurat.

3. Bagi pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran dapat mengakibatkan mereka menggerutu dan menentang, sehingga anggaran tidak akan efektif.

2.4. Prosedur Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran merupakan proses akuntansi dan juga proses manajemen. Dari segi akuntansi, penyusunan anggaran merupakan studi terhadap mekanisme, prosedur untuk merakit data dan format anggaran. Dan dari segi manajemen, penyusunan anggaran merupakan proses menetapkan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian program.

Penyusunan anggaran dilakukan melalui penaksiran-penaksiran yang akurat, diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman, yang merupakan factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun anggaran. Adapun faktor-faktor tersebut menurut Munandar (2003 : 11) secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, ialah :

1) Faktor-faktor intern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Factor-faktor tersebut adalah :

a) Penjualan tahun-tahun yang lalu

b) Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah dengan harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebaginya.

c) Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.

d) Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun keterampilan dan keahliannya (kualitatif).

e) Modal kerja yang dimiliki perusahaan.

f) Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan.

2) Faktor-faktor ekstern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan. Factor-faktor tersebut antara lain :

a) Keadaan persaingan

b) Tingkat pertumbuhan penduduk

c) Tingkat penghasilan penduduk

d) Tingkat kemandirian penduduk

e) Tingkat penyebaran penduduk

f) Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat

g) Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, social, budaya maupun keamanan.

h) Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebaginya.

Menurut Harahap (2003: 83) : “Ditinjau dari pembuatannya, maka penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara Otoriter atau top dan down, Demokrasi atau bottom up, Campuran atau top down dan bottom up”.

Dalam metode otoriter atau top down, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. Sedangkan dalam metode demokrasi atau bottom up, anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai bawahan sampai keatasan. Bawahan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya dimasa yang akan datang.

Dalam metode campuran atau top down dan bottom up anggaran disusun dengan dimulai dari atas dan kemudian untuk selanjutnya oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan arahan atasan.

Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapt didelegasikan kepada :

1) Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.

2) Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.

Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun bilamana memang dirasa perlu.

Menurut Mulyadi (2003: 502) dalam organisasi penyusunan anggaran terdapat tiga pihak utama yang terkait dalam penyusunan anggaran :

a. Komite anggaran

Terdiri dari :

a) Direktur utama, sebagai ketua merangkap anggota komite

b) Direktur pemasaran, sebagai anggota

c) Direktur produksi, sebagai anggota

d) Direktur keuangan dan administrasi, sebagai anggota

e) Manajer departemen keuangan, sebagai sekretaris komite

b. Departemen anggaran

Adapun proses penyusunan anggaran menurut Mulyadi (2003 : 506) adalah sebagai berikut :

1) Komite anggaran penyusunan pedoman anggaran (anggaran guideline) yang berisi kebijakan pokok perusahaan dalam bidang pemasaran, produksi, sumber daya manusia, keuangan dan umum. Kebijakan pokok ini dikemunikasikan kepada manajer departemen sebagai dasar untuk mengajukan rangcangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban.

2) Penyusunan rancangan anggaran penjualan oleh departemen pemasaran berdasarkan kebijakan pokok perusahaan dan perkiraan penjualan jangka pendek.

3) Penyusunan rancangan aggaran biaya pusat pertanggung jawaban berdasarkan kebijakan pokok perusahaan dan rancangan anggaran penjualan oleh para manajer pusat pertanggung jawaban.

4) Penyusuna rancangan aggaran persediaan produk jadi oleh departemen produksi.

5) Penyusunan rancangan anggaran harga pokok penjuyalan oleh departemen anggaran berdasarkan biaya produksi, rancangan anggaran persediaan produksi jadi dan rancangan anggaran penjualan.

6) Penyusunan anggaran laporan rugi laba yang diproyeksikan berdasarkan rancangan anggaran penjualan, rancangan anggaran harga pokok penjualan dan rancangan anggaran biaya pemasaran, rancangan anggaran biaya administrasi dan umum.

7) Penyusunan rancangan anggaran modal berdasarkan perkiraan penjualan jangka panjang.

8) Penyusunan rancangan anggaran khas berdasarkan rancangan anggaran penjualan, rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban dan rancangan anggaran modal.

9) Penyusunan rancangan neraca yang diproyeksikan berdasarkan rancangan anggaran kas dan berbagai asumsi yang lain.

10) Penyusunan rancangan anggaran modal kerja.

11) Penelaahan rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban oleh komite anggaran.

12) Negoisasi rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban dengan komite anggaran.

13) Persetujuan rancangan anggaran biaya pusat pertanggung jawaban oleh komite anggaran.

14) Penyesuaian rancangan anggaran induk oleh departemen anggaran sebagai akibat dari hasil proses negoisasi antara para manajer pusat pertanggung jawaban dengan komite anggaran

15) Pengajuan rancangan anggaran induk oleh komite anggaran kepada dewan komisaris dan RUPS.

16) Penelaahan rancangan anggaran induk oleh dewan komisaris dan RUPS.

17) Pengesahan rancangan anggaran induk menjadi anggaran induk perusahaan oleh RUPS.

2.5. Pengertian dan Elemen Biaya Operasional

1. Pengertian Biaya Operasional

Biaya dapat diartikan sebagai harga perolehan, harga pokok dan dapat pula diartikan sebagai semua pengorbanan mulai dari bahan baku sampai barang tersebut dijual. Pengertian cost ini akan kabur lagi apabila dibandingkan dengan expenses (beban), dimana kedua istilah ini sering digunakan secara rancu.

Menurut Nafarin (2004 : 105) “Beban usaha (operating expenses)

adalah beban kegiatan pokok perusahaan yang tidak terjadi di pabrik, selain harga pokok penjualan (cost of sales)”.

Sedangkan menurut Mulyadi (2003 : 14):

“Biaya operasi merupakan biaya-biaya yang terjadi untuk mengolah bahan baku menjadi produk jadi siap untuk dijual”.

Dari pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa unsur-unsur yang terdapat dalam biaya adalah :

a. Biaya merupakan pengorbanan ekonomis.

b. Dapat diukur dalam satuan unit moneter.

c. Sifatnya yang telah terjadi maupun yang potensial akan terjadi.

Istilah biaya operasi sering pula disebut dengan biaya komersil, kadang-kadang disebut dengan biaya usaha.

Secara garis besar biaya komersil dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Biaya Pemasaran (Distribusi dan Penjualan), biaya ini meliputi biaya penjualan dan biaya pengiriman.

2. Biaya Administrasi (Umum dan Administrasi), meliputi biaya yang di keluarkan dalam mengatur dan mengendalikan organisasi.

2. Elemen-elemen Biaya Operasional

Pada bagian sebelumnya telah dikemukan bahwa biaya operasi tersebut dapat digolongkan ke dalam dua golongan besar, yaitu biaya administrasi. Selanjutnya akan dikemukakan beberapa jenis biaya yang termasuk dalam biaya operasi tersebut.

a. Biaya Penjualan meliputi :

1) Biaya gaji bagian penjualan

2) Biaya pemeliharaan peralatan bagian penjualan

3) Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan

4) Biaya listrik bagian penjualan

5) Biaya penyusutan gedung bagian penjualan

6) Biaya telepon dan telegraf

7) Biaya asuransi

8) Biaya pajak

9) Biaya iklan

b. Biaya Umum dan Administrasi meliputi :

1) Gaji administrasi dan kantor

2) Biaya pemliharaan kantor

3) Biaya penyusutan kantor

4) Biaya telepon dan telegraf

5) Biaya pajak bumi dan bangunan

6) Biaya administrasi rupa-rupa

7) Piutang yang tak tertagih.

2.6. Peranan Anggaran Sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional

Anggaran akan membantu secara langsung fungsi utama manajemen. Anggaran bersifat wajar, dan memuat tujuan yang dapat dicapai, maka perencanaan harus didasarkan atas penelitian pemeriksaan dan riset yang hati-hati. Anggaran yang dianggarkan tidak selalu benar dan tidak selalu sama dengan realisasinya. Agar dapat efektif, perencanaan yang dilakukan oleh manajemen harus diikuti dengan pengawasan.

Anggaran berfungsi sebagai perencanaan yaitu dikatakan sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan di waktu yang akan datang. Perencanaan anggaran juga berkaitan dengan penyusunan anggaran.adapun pengertian pengawasan menurut Tunggal (2003 : 30) “Pengawasan adalah kegiatan pokok dri manajemen agar segala pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan perencanaan dan sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan”.

Handoko (2003: 359) Mengatakan bahwa :

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan”. (berdaya guna) dan efektif (berhasil guna) secara maksimal.

Sedangkan menurut Kadarman dan Udayana (2003 : 159).

Pengawasan (control) merupakan usaha yang sistematis untuk menetapkan Kinerja Standar pada perencanaan, untuk merencang sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan dan mengukur signifikan penyimpangan tersebut serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

Dari definisi di atas dapat dikemukakan bahwa pengawasan merupakan proses umpan balik yang bertujuan agar setiap bagian orgnisasi berfungsi dengan efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dan dapat dilakukan penyempurnaan tujuan, rencana dan pelaksanaan. Menurut Mulyadi (2003 : 183) tujuan pengawasan atau pengendalian adalah sebagai berikut :

1. Menjaga kekayaan orgnisasi

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Mendorong efisiensi

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengawasan merupakan tindakan-tindakan perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar supaya segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, petunjuk-petunjuk dari instruksi-instruksi, sehingga tujuan yang ditentukan dapat tercapai.

Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi. Informasi yang diberi melalui anggaran biaya operasi ditujukan kepada pimpinan perusahaan dalam bentuk laporan perbandingan yang disusun sedemikian rupa.

Perbandingan antara hasil realisasi (actual) dengan rencana dan sasaran anggaran dianggap merupakan tahap pengawasan yang sangat penting. Pada setiap laporan realiasasi bulanan biasanya disajikan kedua hal tersebut, sehingga dapat menggambarkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan biaya operasional, serta mencegah atau membatasi pemborosan juga biaya dapat ditekan sesuai dengan yang direncanakan dan mengatasi penyelewengan.

Dengan membandingkan anggaran itu dengan actual maka dapat dilihat seberapa jauh yang telah direncanakan tersebut menyimpang. Jika banyak penyimpangan maka hendaknya diarahkan agar kegiatan selanjutnya tidak menyimpang dan dicari letak atau penyebab penyimpangannya. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Harahap (2003:14) “Untuk mengetahui penyimpangan dari rencana maka harus dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran ”.

Dalam rangka untuk tindakan perbaikan pada masa yang akan datang penyimpangan tersebut perlu dianalisa sehingga dapat ditetapkan apa yang menyebabkan terjadinya penyipangan tersebut. Dengan diketahui penyebabnya maka akan dapat pula diputuskan apa yang harus diperbaiki. Penyipangan itu sendiri ada yang menguntungkan perusahaan dan ada pula yang merugikan perusahaan. Hal ini sama seperti yang dikemukakan oleh Harahap (2003: 225) “Dalam hal biaya, maka jika biaya realisasi lebih besar dari pada anggaran dianggap tidak menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran maka dianggap menguntungkan (favorable)”.

Dalam penerapan anggaran yang efektif maka kedua jenis penyimpangan tersebut akan dianalisis. Favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan unfavorable dianalisis untuk menghidarinya dimasa yang akan datang dan sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikan reward atau yang tidak diberikan atau ditindak.

2.7. Analisis Penyimpangan

Dalam mekanisme penerapan anggaran maupun dalam konsep Manajemet By Objektive (MBO) maka salah satu teknis yang selalu diterapkan adalah analisis variance atau analisis penyimpangan. Analisis ini dilakukan dengan cara memperbandingkan antara anggaran dan realiasi. Perbedaan antara angka anggaran dengan realisasi ini disebut penyimpangan atau variance.

Menurut Munandar (2003 : 20) menyatakan bahwa :

Laporan anggaran (Anggaran Report), yaitu laporan tentang realisasi pelaksanaan anggaran, yang dilengkapi dengan berbagai analisa perbandingan antara anggaran dengan realisasinya itu, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik penyimpangan yang bersifat negatif (merugikan). Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindakan lanjut (follow up) yang segera perlu dilakukan.

Sebelum membicarakan penyimpangan biaya, perlu diketahui bterlebih dahulu mengenai biaya standar. Mulyadi (2003 : 415) menyatakan : “Biaya standar adalah biaya yang ditentukan di muka, yang merupakan jumlah biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk membuat satu satuan produk atau untuk membiayai kegiatan tertentu, di bawah asumsi kondisi ekonomi, efisiensi, dan faktor-faktor lain tertentu”.

Mulyadi (2003 : 424) mengemukakan :

Penyimpangan biaya sesungguhnya dari biaya standar disebut dengan selisih (variance). Selisih biaya sesungguhnya dengan biaya standar dianalisis, dan dari analisis ini diselidiki penyebab terjadinya, untuk kemudian dicari jalan untuk mengatasi terjadinya selisih yang merugikan.

Namun sebagaimana yang namanya taksiran, maka tidak selalu anggaran itu benar, dan tidak juga selalu sama dengan realisasi. Sehingga penyimpangan ini jangan terus dianggap sebagai suatru kesalahan. Menurut Harahap (2003 : 223), penyimpangan bisa juga disebabkan oleh :

a. Kesalahan anggaran

b. Kesalahan akuntansi

c. Klasifikasi atau pencatatan

d. Kesalahan operasi

Penyimpangan ini harus dianalisis penyebabnya. Biasanya perusahaan harus menetapkan ukuran mana yang mesti dilakukan investigasi dan mana yang tidak perlu dilakukan investigasi. Standar penentuan ini biasanya melihat benefit costnya. Jika biaya investigasi atau penyimpangan ini lebih besar dari pada taksiran yang dihemat maka biasanya tidak perlu dilakukan investigasi, sebaliknya jika yang dihemat jauh lebih besar dari biaya investigasi maka harus dilaksanakan investigasi penyebab penyimpangan. Kecuali dalam hal tertentu yang sifatnya material atau berpotensi beresiko besar maka kendatipun ukurannya kecil namun harus menjadi bahan investigasi. Kegunaannya bukan untuk melihat penyimpangan itu tapi melihat kemungkinan pelajaran yanga dapat diambil untuk menjadi bahan dalam operasi mendatang.

Menurut Harahap (2003 : 224) penyimpangan anggaran biaya terdiri atas:

a. Penyimpangan dalam hal biaya langsung, dibagi :

1) Penyimpangan harga beli

2) Penyimpangan Kuantitas pembelian

b. Penyimpangan dalam hal biaya upah langsung, dibagi :

1) Penyimpangan tingkat upah

2) Penyimpangan tidak efisiensi upah

c. Penyimpangan dalam hal biaya overhead, dibagi :

1) Penyimpangan pemakaian

2) Penyimpangan kapasitas

3) Penyimpangan efisiensi

Tabel 2.2

CONTOH FORMAT LAPORAN ANALISIS VARIANCE

No	Keterangan	Anggaran	Realisasi	Variance	Keterangan

Sumber : Harahap (2003: 225)

Dalam format ini tercantum pos-pos yang menjadi bahan analisis, jumlah anggaran , dan realisasi yang datanya diperoleh dari sistem akuntansi. Perbedaan antara anggaran dan realisasi (aktual/kenyataan) disebut variance atau penyimpangan. Dalam hal biaya, atau cost jika realisasi lebih besar dari pada anggaran maka dianggap tidak menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran maka dianggap menguntungkan (favorable).

Contoh analisis penyimpangan :

Dibawah ini analisis penyimpangan biaya pada PT. Melly Fadhiah tahun 1995. data perkiraan anggaran, realisasi, variance, favorable dan unfavorableadalah sebagai berikut :

Tabel 2.3

PT. Melly Fadhilah

Analisis Variance Biaya Produksi

No. Perkiraan	Anggaran	Realisasi	Variance	Keterangan
Bahan Mentah Dipakai	500.000	475.000	25.000	Favorable
Upah Langsung	900.000	935.000	(35.000)	Unfavorable
Biaya Overhead : Bahan tidak langsung Upah tidak langsung Suku cadang Biaya asuransi Air, telepon, listrik Biaya penyusutan Pajak pabrik Biaya kantor Biaya pengangkutan Biaya umum Biaya lain-lain	75.000 60.000 40.000 10.000 25.000 60.000 30.000 40.000 25.000 20.000 65.000	70.000 62.500 35.000 8.000 27.500 64.000 28.000 39.000 36.000 25.000 70.000	5.000 (2.500) 5.000 2.000 (2.500) (4.000) 2.000 1.000 (11.000) (5.000) (5.000)	Favorable Unfavorable Favorable Favorable Unfavorable Unfavorable Favorable Favorable Unfavorable Unfavorable Unfavorable
Total biaya overhead Total biaya overhead	450.000 1.850.000	465.000 1.875.000	(15.000) (25.000)	Unfavorable Unfavorable

Sumber : Harahap (2003 : 226)

Dari analisisi ini dapat kita lihat dari segi total biaya produksi maupun dari kelompok atau satu jenis perkiraan saja. Dari segi total biaya produksi PT ini mengalami keadaan yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 25.000, karena realisasi biaya lebih besar daripada yang dianggaran kan yang itu anggaran Rp. 1.850.000,- sedangkan realisasi Rp. 1.875.000,-. Penyimpangan sebesar Rp. 25.000,- dapat diketahui sumbernya dengan melihat rincian perkiraan yang termasuk dalam pos biaya produksi itu. Dari tabel analisis itu dapat kita lihat bahwa yang menimbulkan penyimpangan yang tidak menguntungkan adalah :

Upah Langsung Rp. 35.000

Biaya Overhead Rp. 15.000

Total Unfavorable Rp. 50.000

Yang favorable :

Bahan mentah Rp. 25.000

Sisa unfavorable Rp. 25.000

Untuk mengetahui masing-masing penyebab penyimpangan ini dapat dianalisis ke masing-masing pos atau perkiraaan sekaligus dapat diketahui siapa penanggungjawabnya.

Misalnya kalau kita lihat biaya overhead maka kita dapat menghitung bahwa penyimpangan adalah Rp. 15.000, yang berasal dari berbagai pos sebagai berikut :

Dari yang menguntungkan (favorable) adalah :

Bahan tidak langsung Rp. 5.000

Suku cadang 5.000

Biaya asuransi 2.000

Pajak pabrik 2.000

Biaya kantor 1.000

Total favorable Rp. 15.000

Sedangkan unsur yang tidak menguntungkan adalah :

Budgeting Peranggaran Perencanaan

Upah tidak langsung Rp. 2.500

Air, telepon, listrik 2.500

Biaya penyusutan 4.000

Biaya pengangkutan 11.000

Biaya umum 5.000

Biaya lain-lain Rp. 30.000

Dari perbandingan antara favorable dan unfavorable pada biaya overhead diketahui bahwa lebih besar unfavorable sebesar Rp. 30.000 dikurangi favorable Rp. 15.000 menjadi Rp. 5.000 (unfavorable).

Dalam penerapan anggaran yang efektif maka kedua jenis penyimpangan ini akan dianalisis. Yang favorable dianalisis untuk dicontoh sedangkan unfavorable dianalisis untuk menghindarinya dimasa yang akan datang dan sekaligus dimanfaatkan untuk menilai siapa yang akan diberikan reward atau yang tidak diberikan atau ditindak.

Untuk mengetahui lebih pasti maka setiap pos biaya ataupun penghasilan dapat ditelusuri sampai ke akarnya. Dan jika diterapkan responsibility accounting system maka dengan mudah hal ini dapat diketahui dengan mudah dan cepat. Sebagai contoh kita analisis khusus biaya upah langsung sebagaiman dapat dilihat dalam table di atas. Total anggaran biaya upah langsung adalah Rp. 900.000,- sedangkan realisasi adalah Rp. 935.000,- berarti ada penyimpangan yang tidak menguntungkan (unfavorable variance) sebesar Rp. 35.000,- karena realisasi biaya lebih besar dari anggaran nya.

Setelah melihat pos maupun departemen yang mengeluarkan biaya upah langsung ini adalah persiapan, processing, dan finishing. Ternyata jika dianggap semua dalam keadaan normal maka departemen yang mampu memberikan penyimpangan yang menguntungkan hanya departemen processing yaitu sebesar Rp. 25.000,- Departemen lainnya menimbulkan variance yang tidak menguntungkan sebesar Rp. 60.000,- sehingga net unfavorable adalah Rp. 35.000,-. Tanpa melihat faktor lain yang mungkin mempengaruhi penyimpangan ini misalnya sesuatu yang dianggap uncontrollable atau externalities oleh cost centernya (departemen) maka layaklah departemen processing mendapat reward.

Dari contoh berikutnya kita lihat berdasarkan jenis biaya bukan dari departemen. Misalnya kita ambil contoh biaya kantor. Biaya kantor ternyata favorable sebesar Rp. 1.000,-. Penyimpangan ini berasal dari penyimpangan yang menuntungkan :

Konsumsi Rp. 500

Alat kantor Rp. 2.500

Total favorable Rp. 3.000

Penyimpangan yang tidak menguntungkan adalah :

Perbandingan antara yang favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan favorable sebesar Rp. 1.000,-. Dari informasi ini dapat kita simpulkan bahwa biaya kertas dan fotokopi perlu mendapat ekstra perhatian agar penyimpangan ini tidak terjadi lagi.

Menurut Harahap (2003 : 226), analisis variance ini dilakukan dengan maksud untuk :

a. Mengetahui prestasi pusat pertanggungjawaban

b. Untukmengetahui siapa yang akan diberikan penghargaan dan sanksi

c. Sebagai bahan pengalaman untuk perbaikan operasi selanjutnya. Siapa yang akan dicontoh dan siapa yang tidak perlu dibantu mengatasi unfovarable.

d. Untuk melihat pos-pos biaya yang perlu mendapat lampu kuning.

e. Menjadi “early warning system” atas manajemen biaya dan hasil

f. Sebagai bahan dalam kemungkinan revisi anggaran

Analisis untuk pos-pos lainnya bisa dilakukan dengan metode tersebut sesuai dengan jenis pos dan pusat pertanggung jawaban, bagiannya baik cost center, revenue center, profit center, dan invesment center. Semakin mendetail dan akurat semakin baik. Dan perlu diingat bahwa obyektivitas dan ketelitian perlu diterapkan karena hal ini menyangkut prestasi dan penilaian seseorang yang dapat berdampak pada nasib orang dan akhir-akhirnya ke perilakunya. Sehingga bisa menimbulkan motivasi, demotivasi konstruksi atau destruktif.

2.8. Kerangka Konseptual

Perencanaan meliputi penyelidikan terhadap bidang-bidang seperti keadaan perusahaan yang sesungguhnya, kebijakan utamanya, dan penentuan waktu dalam cakupan luas serta faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka pendek dan jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis seperti itu membutuhkan pemikiran reflektif, imajinasi dan pandangan kemasa depan dalam membuat keputusan rasional.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilakukan untuk memastikan apakah pelaksanaan telah berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Tujuan pengawasan adalah agar proses pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan dan perencanaan serta melakukan tindakan perbaikan jika ada penyimpangan dan menganalisa sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut.

Perusahaan menggunakan anggaran sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuannya yaitu laba. Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Anggaran juga akan berjalan dengan efektif apabila anggaran sebagai alat perencanaan, pedoman kerja koordinasi dan pengawasan dapat berjalan dengan baik, terutama dalam hal pengawasan karena dengan diadakannya pengawasan maka semua kegiatan akan terkendali sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

Salah satu anggaran yang disusun untuk tujuan perusahaan adalah membuat anggaran biaya operasional perusahaan yang dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan adanya anggaran biasanya operasional diharapkan dapat digunakan sebagai alat pengawasan biaya, sehingga laba maksimal dapat tercapai. Jadi peranan anggaran itu sangat penting bagi perencanaan dan pengawasan biaya operasional, yakni sebagai alat ukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan, kemudian dilakukan analisa untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan dengan cara membandingkan hasil yang sebenarnya dengan yang dianggarkan. Analisa terhadap penyimpangan tersebut membantu untuk mengatahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan perbaikan yang perlu.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Tempat Dan Jadwal Penelitian

1. Penelitian ini dilakukan pada PT Start Cosmos

2. Objek Penelitian adalah perencanaan adalah pengawasan biaya operasional pada PT Start Cosmos

3. Waktu Penelitiannya dilaksanakan selama bulan September 2008 di dalam internet.

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

No.	Kegiatan Penelitian	Bulan																Keterangan
		Juni				Juli				Agustus				September
		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1	Penelitian pendahuluan																	1 Minggu
2	Pengumpulan data																	3 Minggu
3	Pengolahan data																	5 Minggu
4	Penulisan proposal																	3 Minggu
5	Pengajuan proposal																	4 Minggu

Sumber : Penulis, (2008)

3.2. Jenis Dan Sumber Data

1. Data Primer

Menurut Umar (2007 : 42) :”Data primer merupakan data yang di dapat dari sumber pertama baik dari individu maupun perseorangan seperti hasil dari wawancara atau pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti”.Data primer dalam penelitian ini didapat dari hasil wawancara kepada kepala bagian keuangan perusahaan.

2. Data Sekunder

Menurut Umar (2007 : 42) :”Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan dijadikan baik oleh pihak pengumpul maupun oleh pihak lain”.data sekunder dalam penelitian ini berupa anggaran dan realisasi biaya.

3.3. MetodePengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam melakukan penelitiannya adalah:

1. Pengamatan langsung (observasi), yaitu teknik pengumpulan data secara langsung ke perusahaan untuk memperoleh gambaran objek yang diteliti.

2. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan pertanyaan lisan kepada subjek penelitian, seperti pimpinan perusahaan atau staf yang berwenang lainnya yang dapat memberikan data atau informasi yang berhubungan dengan materi pembahasan.

3. Dokumentasi, yaitu meminta dokomen-dokumen yang berkaitan dengan penulisan skripsi pada PT Start Cosmos.

3.4. Metode Analisis Data

Di dalam menganalisa perhitungan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan biaya operasi menggunakan perhitungan Statistik Deskriptif.

Menurut Sugiyono (2003 : 142) :

Metode Deskriptif adalah statistik yang digunakan untuk menganlisa data dengan mendeskriptifkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku umum.

Penelitian Deskriptif adalah suatu metode penelitian yang menggunakan tahap pengumpulan data, pengklasifikasian data, pengolahan data dan inverpretasi dan kedalam suatu kesimpulan yang bersifat apa adanya yaitu tentang :

1. Perencanaan data

2. Penguasaan data

3. Operasional pada PT Start Cosmos

Sumber : http://wayansumerta.blogspot.co.id/2012/01/makalah-administrasi-perkantoran.html